10810 Wie der Qualitätsmanager überzeugend präsentiert
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In diesem Beitrag erfahren Sie, was der Qualitätsmanager bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Präsentation beachten sollte. Schwerpunkte liegen auf der Planung und Erstellung der Präsentationsunterlagen, dem Einsatz von geeigneten Hilfsmitteln sowie der Frage, wie der Qualitätsmanager erfolgreich den Ablauf einer Präsentation steuern kann. Arbeitshilfen: von: |
1 Problemstellung
Das Präsentieren gehört zu den Kompetenzen des Qualitätsmanagers. Eine Präsentation bietet ihm z. B. die Plattform dafür, Ergebnisse seiner Arbeit, zukünftige Entwicklungen oder notwendige Veränderungen vor einer Gruppe von Zuhörern darzulegen und deren Einstellung in eine bestimmte, vom Qualitätsmanager gewollte Richtung zu beeinflussen.
Darüber hinaus ermöglicht eine Präsentation dem Qualitätsmanager, Werbung in eigener Sache zu betreiben, also seine Person positiv im Unternehmen zu „verkaufen”. Gelingt ihm dies mit einem überzeugenden Auftreten, stellt er sich also kompetent dar, so wird ihm dies helfen, seine Position als Qualitätsmanager zu festigen bzw. zu verbessern. Aus diesen Gründen sollte er das Präsentieren zu einer Kernkompetenz ausbauen.
Als beigefügte Arbeitshilfe finden Sie eine Präsentation zur internen Schulung.[
10810_01.pptx]
10810_01.pptx]2 Inhaltliche Vorbereitung einer Präsentation
Botschaft des Qualitätsmanagers
In einem ersten Schritt sollte sich der Qualitätsmanager überlegen, welche Botschaft er seinen Zuhörern vermitteln möchte. Diese hängt wesentlich davon ab, ob er über ein Thema informiert, ob er Mitarbeiter und Führungskräfte zu motivieren hat oder aber ob er z. B. andere von der Notwendigkeit bestimmter Maßnahmen überzeugen muss, um eine bestimmte, von ihm gewünschte Veränderung im Unternehmen zu initiieren.
In einem ersten Schritt sollte sich der Qualitätsmanager überlegen, welche Botschaft er seinen Zuhörern vermitteln möchte. Diese hängt wesentlich davon ab, ob er über ein Thema informiert, ob er Mitarbeiter und Führungskräfte zu motivieren hat oder aber ob er z. B. andere von der Notwendigkeit bestimmter Maßnahmen überzeugen muss, um eine bestimmte, von ihm gewünschte Veränderung im Unternehmen zu initiieren.
Themenstellung und Zielsetzung
Die Botschaft des Qualitätsmanagers sollte sich in der Themenstellung der Präsentation widerspiegeln. Aus der Themenstellung sollte insbesondere hervorgehen, welche Bereiche des Unternehmens betroffen sind. Die Zielsetzung einer Präsentation richtet sich insbesondere nach deren Anlass. Folgende Anlässe für eine Präsentation sind denkbar:
Die Botschaft des Qualitätsmanagers sollte sich in der Themenstellung der Präsentation widerspiegeln. Aus der Themenstellung sollte insbesondere hervorgehen, welche Bereiche des Unternehmens betroffen sind. Die Zielsetzung einer Präsentation richtet sich insbesondere nach deren Anlass. Folgende Anlässe für eine Präsentation sind denkbar:
Anlass | Zielgruppe |
Einführung eines Beschwerde- und Reklamations-Tools | Mitarbeiter des Vertriebs |
Präsentation der Qualitätsplanung für das kommende Jahr | oberste Leitung |
Organisatorische Änderungen bzw. Umstrukturierung | Betroffene Führungskräfte und Mitarbeiter |
Erläuterung komplexer Zusammenhänge | Mitarbeiter eines Qualitätsmanagement-Workshops |
Informationssammlung und -strukturierung
Im Anschluss an die Erarbeitung der Themenstellung und Zielsetzung sollte der Qualitätsmanager alle ihm zur Verfügung stehenden Quellen zur Informationssammlung anzapfen. Dazu gehören externe Quellen, z. B. Zeitungen, Zeitschriften, Fachbücher, das Internet, aber auch vielfältige Informationsquellen im Unternehmen, z. B. Kennzahlenauswertungen und Gespräche mit Mitarbeitern.
Im Anschluss an die Erarbeitung der Themenstellung und Zielsetzung sollte der Qualitätsmanager alle ihm zur Verfügung stehenden Quellen zur Informationssammlung anzapfen. Dazu gehören externe Quellen, z. B. Zeitungen, Zeitschriften, Fachbücher, das Internet, aber auch vielfältige Informationsquellen im Unternehmen, z. B. Kennzahlenauswertungen und Gespräche mit Mitarbeitern.
Um eigene Ideen und Gedanken für die Präsentation zu entwickeln, kann der Qualitätsmanager mithilfe eines Brainstormings zunächst alle Informationen ungeordnet sammeln. Hierzu notiert er alles, was ihm zu seinem Thema einfällt. Anschließend sollte er versuchen, seine Gedankengänge zu visualisieren, z. B. mithilfe einer Mind-Map (Gedankenlandkarte). Abbildung 1 zeigt beispielhaft den Ausschnitt einer Mind-Map zum Thema „Rhetorik”.
