Anpassungsfähigkeit
Agilität ist ein beliebtes Schlagwort. Dazu gibt es verschiedene Definitionen und Ansätze. Generell kann man sagen, das agile Arbeitsweisen bedeuten, flexibel und proaktiv zu reagieren. Und diese flexible und schnelle Reaktion und Anpassungsfähigkeit wird in einer sich immer schneller ändernden Welt immer wichtiger.

Umgang mit Unsicherheit
Agile Organisationen verstehen den Umgang mit ständiger Unsicherheit und daraus hervorgehenden ungeplanten Situationen als selbstverständliche Rahmenbedingung. Um dem zu begegnen, richten sich diese Organisationen an agilen Werten und Prinzipien aus und setzen agile Praktiken und Methoden ein. Dabei ist zu unterscheiden in

Agiles Manifest
Basis sind die vier agilen Werte und die zwölf agilen Prinzipien des agilen Manifests [1].

Die Einführung agiler Methoden stellt Organisationen vor zentrale Herausforderungen. Sie erfordert einen tiefgreifenden Kulturwandel. In bestehenden Strukturen, die oft wenig flexibel und stark hierarchisch geprägt sind, fällt es schwer, agile Prinzipien zu implementieren.

Neue Ansätze
Bei der Umsetzung von agilen Methoden im Qualitätsmanagement liegt der Fokus darauf, Arbeitsweisen grundlegend zu hinterfragen und neue, einfachere Ansätze auszuprobieren. Es geht nicht darum, zusätzliche Strukturen, komplizierte Methoden oder noch mehr Meetings zu schaffen, sondern bestehende Aktivitäten auf eine andere Art anzugehen.

Besonders innerhalb des eigenen Arbeitsbereichs, etwa des QM-Teams, lassen sich agile Methoden erfolgreich anwenden. Agile Werte wie Eigenverantwortung und Flexibilität können dabei von jedem Team verinnerlicht und umgesetzt werden, um das Qualitätsmanagement dynamischer und effizienter zu gestalten. Die Abbildung 1 zeigt agile Werte, die sich eigenverantwortlich in jedem Team umsetzen lassen:

Soll das Qualitätsmanagement agiler werden, ist zunächst die Frage zu beantworten, wie ein agiles QM-System aussehen kann. Gemäß Definition ist ein Managementsystem ein Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Elemente einer Organisation, um Politiken, Ziele und Prozesse zum Erreichen dieser Ziele festzulegen. Die Art und Weise, wie diese Elemente gestaltet werden sollen, ist nicht vorgegeben.

Agiles Managementsystem
Ein agiles Managementsystem zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

Wie lässt sich das umsetzen? Ein zentrales Prinzip agiler Methoden besteht darin, nicht von Beginn an alles bis ins Detail vorauszuplanen, sondern in kurzen Zyklen zu arbeiten, um schnell Erkenntnisse zu gewinnen und kurzfristig Anpassungen vornehmen zu können. Die Details werden dabei Schritt für Schritt entwickelt. Da es keine universell gültige Lösung gibt, muss jede Organisation und jedes QM-Team einen eigenen, individuell passenden Weg finden, um agile Methoden im Qualitätsmanagement umzusetzen.

Agile Prinzipien
Generell sollten dabei agile Prinzipien zur Umsetzung der QM-Aktivitäten angewendet werden. Die wichtigsten Prinzipien sind in Abbildung 2 dargestellt.

Interdisziplinäre Teams
Interdisziplinäre Teams setzen sich aus Personen mit unterschiedlichen Fachkenntnissen zusammen, die das für die Aufgabe erforderliche Know-how beisteuern. So werden Probleme aus verschiedenen Perspektiven bearbeitet, und innovative Lösungen können entstehen.

Selbstorganisierende Teams
Voraussetzung dafür, agile Methoden und Werkzeuge als Team umsetzen zu können, ist ein gewisses Maß an Eigenständigkeit und Verantwortungsspielraum. Das Team hat die Freiheit und Verantwortung, seine Aufgaben selbst zu organisieren und im Verantwortungsbereich Entscheidungen treffen zu können.

Eigenverantwortung
Jeder im Team trägt die Verantwortung für seine Aufgabe und Entscheidungen. Jeder beteiligt sich und übernimmt Verantwortung und Initiative für die Arbeitsprozesse und das Gesamtergebnis.

Ergebnisorientierung
Der Fokus liegt auf den Resultaten und dem Mehrwert, den die Arbeitsergebnisse liefern. Dabei werden nicht nur Anforderungen, sondern auch Bedürfnisse erfüllt.

Fokussierung
Das Team konzentriert sich auf das Wesentliche und setzt Prioritäten. Es wird aktiv entschieden, was im aktuellen Bearbeitungszyklus wichtig ist und was wiederum nicht – oder noch nicht – bearbeitet wird.

Iteratives Vorgehen
Das Vorgehen ist nicht von vornherein vollständig und detailliert vorausgeplant. Anpassungen sind möglich und gewünscht und Details werden erst nach und nach erarbeitet.

Kurze Zyklen
Das setzt kurze Bearbeitungs- und Entscheidungszyklen voraus, um regelmäßig und zeitnah Feedback und Bewertungen und Anpassungen vorzunehmen.

Time Boxing
Die Aufgaben werden in feste, kurze Zeitintervalle eingeteilt. Vor allem in Meetings wird eine feste Zeitvorgabe für die einzelnen Phasen vorgegeben, die strikt eingehalten wird.

Regelmäßige Reflexion
Das Team nimmt sich regelmäßig Zeit, um die Ergebnisse der Zusammenarbeit, aber auch die Vorgehensweise zu reflektieren. Über die Betrachtung von Erfolgen und Verbesserungsbedarf werden das kontinuierliche Lernen und schnelle Anpassungen gefördert.

Visualisierung
Planung, Aufgaben, Arbeitsergebnisse und Fortschritte werden visualisiert, um Transparenz herzustellen und die Kommunikation im Team zu erleichtern.

Moderation
In der Regel ist es hilfreich, erfahrene Moderatoren einzusetzen. Ein Moderator unterstützt den Arbeitsprozess, in dem er passende agile Methoden und Werkzeuge auswählt und den nötigen Rahmen für agiles Arbeiten schafft. Die Meetings werden von ihm moderiert und Ergebnisse und Entscheidungen transparent gemacht.

Viele agile Methoden sind im Qualitätsmanagement für verschiedene Einsatzbereiche sinnvoll und lassen sich auf unterschiedliche Arten miteinander kombinieren.

Einige Methoden stammen aus dem Lean Management oder sind aus Kreativitätstechniken entstanden. Die Abbildung 3 zeigt eine Auswahl agiler Methoden und ordnet sie in den QM-Zyklus „Plan-Do-Check-Act” ein. Die genannten Methoden werden im Folgenden vorgestellt.